Cuando se carga por primera vez la base de datos de hipergate, se crean dos Dominios imprescindibles para el funcionamiento de la suite: el Dominio SYSTEM (1024) y el Dominio MODEL (1025) . Estos dominios existen sólo con fines administrativos y no deben utilizarse para pruebas ni tareas de programación.
El proceso de creación por defecto generar, además, otros 3 dominios: TEST, DEMO y REAL; diseñados para servir de soporte rápido al desarrollo, pruebas de aceptación y explotación en real de la suite.
El Dominio SYSTEM sirve para administrar el resto de los dominios con permisos totales. El usuario y clave por defecto para acceder a SYSTEM es "administrator@hipergate-system.com" / "hipergate".
El Dominio MODEL sirve como base para realizar copiar clónicas y generar nuevos dominios. El usuario y clave por defecto para acceder a MODEL es "administrator@hipergate-model.com" / "model".
• Es imprescindible cambiar las claves de acceso por defecto a SYSTEM y MODEL para garantizar un mínimo de seguridad.
• No deben modificarse los datos maestros del dominio MODEL, si se hace incorrectamente puede provocarse un fallo en el proceso de clonado y la generación de nuevos Dominios y Áreas de Trabajo dejará de funcionar.
Cada Dominio tiene un único Usuario Propietario y Grupo de Administradores plenipotenciarios para ese Dominio. Este Usuario y Grupo se generan automáticamente al crear el dominio. La aplicación no permite borrar el Propietario del dominio ni el Grupo de Administradores (aunque si cambiar su configuración) por el Dominio quedaría en un estado imposible de administrar desde el front-end HTML.
Los Dominios se hipergate sólo pueden crearse conectándose al Dominio SYSTEM.
Una vez conectado, hay que entrar en la pestaña de Configuración y seleccionar la radio button de Dominios. Esta radio button sólo aparece en el Dominio SYSTEM.
Cada Dominio tiene un identificador numérico único que se asigna automáticamente y un nombre que puede cambiarse en cualquier momento. Los dominios nuevos empiezan a numerarse a partir del 2048. Todos los dominio de 0 a 2048 están reservados para uso interno de hipergate y no deben asignarse a aplicaciones de usuario.
Cuando se crea un Dominio nuevo, se genera automáticamente un Área de Trabajo llamada "nombredominio_default". Esta Área de Trabajo contiene una copia de los valores de remonte por defecto del Área de trabajo model_default. Parauna explicación detallada del proceso de clonación de dominios y Área de Trabajo véase el método createDomain() de la clase com.knowgate.hipergate.datamodel.ModelManager de la referencia del API JavaDoc.
Cada Dominio puede tener una o más Áreas de Trabajo. Por defecto, los dominios TEST, DEMO y REAL vienen pre-cargados con un Área de Trabajo. Estas Áreas de Trabajo predefinidas contienen valores en las tablas de remonte para que sea más sencillo comenzar con la explotación de la suite.
Conectarse a cualquier dominio excepto SYSTEM y MODEL (no está permitido crear Áreas de Trabajo en los Dominios del sistema por motivos de salvaguarda de integridad). Entrar en la pestaña de Configuración y seleccionar la radio button de Áreas de Trabajo. Aparecerá la pantalla de creación de Áreas de Trabajo. Elegir un nombre único para el Área de Trabajo. Los nombres de las Áreas de Trabajo deben ser globalmente únicos para toda la base de datos, aunque dos las Áreas de Trabajo pertenezcan a diferentes dominios, no pueden tener el mismo nombre. Por este motivo, se recomienda usar como nombre para el Área el nombre del dominio en minúsculas seguido por un guión bajo y el nombre del Área de Trabajo -por ejemplo test_miarea- Sólo se permiten caracteres ASCII-7 en los nombres de las Áreas.
Conectado como administrador del dominio al que pertenezca el usuario, ir a la pestaña de Configuración, seleccionar el radio button de Usuarios, editar el usuario cuya Área de Trabajo por defecto se desee cambiar. Cambiar el Área de Trabajo en la combobox donde aparece la lista de Áreas de Trabajo disponibles.
• Sólo se pueden asignar Áreas de Trabajo que pertenezcan al mismo dominio que el usuario.
Los módulos de hipergate son independientes y pueden utilizarse por separado haciendo desaparecer los módulos innecesarios del menú principal. Para activar o desactivar un módulo, conectarse como administrador al dominio deseado. Entrar en la pestaña de Configuración y seleccionar la radio button de Áreas de Trabajo. Elegir el Área de Trabajo deseada. Aparecerá la lista de aplicaciones instaladas. Para cada aplicación seleccionar en su checkbox si estará visible en el menú o no.
Un Área de Trabajo siempre dispone de 4 roles de acceso: Administradores, Usuarios Avanzados, Usuarios e Invitados. Para cada Rol y Área de Trabajo existe un único Grupo de Usuarios que tienen dicho rol.
Conectarse como administrador al dominio deseado. Entrar en la pestaña de Configuración y seleccionar la radio button de Áreas de Trabajo. Elegir el Área de Trabajo deseada. Aparecerá la lista de aplicaciones instaladas. Para cada aplicación seleccionar en su checkbox si estará visible en el menú o no. Para cada aplicación activa asignar un grupo de permisos del dominio a cada rol.
Los administradores de un Área de Trabajo poseen privilegios especiales que pueden variar de una aplicación a otra. En particular, y para todas las aplicaciones estándar, los administradores son los únicos que pueden:
El Grupo de Usuarios designado como invitados en una aplicación sólo puede efectuar operaciones de lectura, estando deshabilitadas todas las modificaciones en la base de datos.
Para cada dominio puede definirse una cantidad arbitraria de usuarios. Cada usuario está asociado a un Área de Trabajo determinada. Normalmente un usuario sólo ve la información de su Área de Trabajo. El proceso de login estándar coloca a cada usuario automáticamente en su área de trabajo predeterminada, pero es posible escribir otros protocolos de conexión que permitan los usuarios conectarse a cualquier Área de Trabajo arbitrariamente.
Para cada nuevo usuario se genera automáticamente una Categoría home destinada a almacenar los objetos propietarios del usuario.
Como parte del proceso de creación de un usuario, es posible crear
automáticamente un empleado asociado en el módulo de herramientas
colaborativas.
Antes de la versi&oacutye;n 4.0 la creación de empleados debía
realizarse separadamente desde el submenu de Directorio en el módulo
de herramientas colaborativas.
Aunque no se cree explícitamente un empleado, la aplicación
generará uno automáticamente para cada usuario que intente
abrir su calendario. Esta generación se produce dinámicamente
sólo en el momento en el cual el usuario intenta acceder a su calendario.
Cada usuario puede, opcionalmente, tener asociada una o más cuentas
de correo en el módulo de WebMail.
La primera de estas cuentas de correo puede crearse en el mismo proceso
en el cual se crea el usuario propietario de la misma.
Para crear cuentas adicionales de correo, o si no se creó una cuenta de correo para el usuario en el momento de la creación de éste último, hay que ir a Herramientas Colaborativas → Correo | Administrar Cuentas
Cada dominio puede contener un número indefinido de Grupos de Usuarios. Cada usuario obtiene el máximo número de privilegios como resultado de todos los grupos a los que pertenezca.
hipergate es una suite de aplicaciones multi-entidad. La información se almacena de tal amanera que es posible emplear la misma base de datos para guardar información de diferentes empresas, o diferentes departamentos dentro de la misma empresa sin que los datos colisionen unos con otros.
A grandes rasgos, los Dominios representan empresas (u otro tipo de organizaciones) y las Áreas de Trabajo representan departamentos dentro de las empresas.
En un momento dado, cada usuario está conectado a un Área de Trabajo específica y sólo ve la información propia de dicha Área.
La suite utiliza un sistema estándar de selección de valores de remonte para todas las pantallas. Para cada tabla base (compañías, contactos, proyectos, tareas, etc) la suite maneja internamente una tabla con todos los valores de remonte para todos los campos de la tablas base.
Para cada valor de remonte, se almacena un valor interno y una serie de etiquetas traducidas para cada idioma soportado.
Los remontes sólo pueden ser de tipo carácter. Es posible especificar valores numéricos y fechas en los campos de remonte, pero internamente hipergate los guardará como cadenas de caracteres.
Las consultas son otra de las funcionalidades comunes a todos los módulos. Son accesibles desde una opción del submenú superior derecho. Las consultas disponibles varían en función de los módulos de la aplicación que se tengan activados. Las consultas son una forma sencilla, aunque limitada, de recuperar información de la base de datos.
Por simplicidad, una consulta sólo puede recuperar datos de una tabla o vista simultáneamente, y el interfaz sólo admite 3 criterios de filtrado simultáneos.
En la instalación del producto estándar existen vistas complejas sobre las tablas que permiten efectuar las consultas más comunes directamente. También es posible crear nuevas consultas.
El ciclo completo de gestión de clientes en hipergate se compone de:
El primer paso para empezar a realizar la acción comercial es sistemática es crear una campaña comercial desde la opción de menú de Marketing
La campaña es el contendor que agrupa conjuntos de acciones comerciales por temporadas de ventas, fases de proyecto, oleadas de comunicación o cualquier otro método que se emplee para periodificar las ventas.
Cada campaña contiene un número variable de objetivos. Un objetivo consisten en vender un determinado producto a un conjunto de clientes durante un intervalo de tiempo
Los clientes potenciales pueden introducirse manualmente uno a uno o mediante un fichero
de texto plano delimitado.
Para cargar un fichero de texto hay que utilizar el enlace Importar Contactos desde Texto
que se encuentra en la página de entrada de la opción de menú de Gestión de Contactos.
Para trabajar con grupos de clientes se recomienda crear listas. Un cliente puede pertenecer a una o varias listas, y para cada lista es posible realizar acciones como crear una oportunidad o un proyecto tipo para todos los miembros de la lista.
La oportunidad es una entidad que vincula un cliente potencial con un producto o servicio.
Así pues para cada cliente puede haber un número variable de oportunidades,
cada una de ellas con su propio estado de madurez.
La oportunidad se abre cuando se decide intentar contactar con un cliente para tratar de venderle algo,
y se cierra cuando bien se gana la venta bien se pierde definitivamente la opción de que el cliente
compre el producto en cuestión.
Una de las opciones que permiten las listas es la de de crear una oportunidad de venta para cada miembro de la lista. Las oportunidades se generan de forma masiva (la misma para todos los miembros de la lista) y luego se realiza su seguimiento de forma indivizualizada.
La captación es el proceso de contactar con los clientes potenciales
para los que existen oportunidades abiertas con el fin de venderles un producto o servicio.
Este proceso consiste principalmente en enviar e-mails, hacer llamadas telefónicas,
enviar ofertas comerciales y realizar visitas.
El seguimiento de todas estas acciones captación puede hacerse desde hipergate,
que permite llevar un registro de e-mails, llamadas, documentos y visitas.
El calendario de hipergate está estrechamente vinculado con el módulo de gestión de clientes y permite llevar un registro de todas las visitas que haya realizado cada comercial a cada cliente.
Desde el propio formulario de mantenimiento de oportunidades, el gestor comercial puede concertar una visita, bien para el mismo, bien para otro preventista.
Cuando una oportunidad se asigna como ganada la aplicación ofrece automáticamente la posibilidad de :
hipergate proporciona un completo sistema de gestión de relaciones con clientes, incluyendo base de datos de contactos, gestión de oportunidades de venta y mantenimiento de listas de distribución.
Las Compañías pueden representar tanto clientes como competidores.
Cada compañía contiene un conjunto discreto de Direcciones e Individuos de Contacto. Los contactos, pueden, a su vez y de forma independiente, tener sus propias direcciones, de modo que una de las primeras decisiones a tomar cuando se puebla la base de datos es si las direcciones postales irán asociadas a las Compañías a los Individuos o a ambos.
Es posible crear una nueva compañía desde la página de entrada del módulo de estión de contactos o desde la página de listado de compañías.
• Se recomienda utilizar sólo letras mayúsculas para los nombres de compañías, individuos y direcciones, ello facilita la posterior búsqueda y recuperación de la información de forma homogénea.
Las direcciones no pueden añadirse a una compañía hasta que no se ha grabado por primera vez. Una vez grabada las direcciones pueden añadirse desde el icono que aparece en la parte superior izquierda del formulario o desde la lista de compañías con el botón derecho del ratón.
Las cuentas banacarias no pueden añadirse a una compañía hasta que no se ha grabado por primera vez. Una vez grabada las cuentas bancarias pueden añadirse desde el icono que aparece en la parte superior del formulario.
En la lista de compañías, pulsar el botón derecho del ratón sobre la razón social y seleccionar la opción Duplicar. Cuando se duplica una compañía se duplican también sus direcciones asociadas.
Si está activada la aplicación de Directorio, es posible adscribir las compañías a categorías creadas desde la aplicación de Disco Virtual / Biblioteca Corporativa. Usando las direcciones de cada compañía, esta categorización puede servir para crear directorios jerárquicos de direcciones y enlaces.
Cada compañía puede tener una tarifa asignada.
Si está activada la aplicación de Tienda Virtual, es posible clasificar las compañías según las categorías de productos que compran.
Los individuos pueden crearse de forma independiente o adscritos a una compañía. Un contacto puede tener sus propias direcciones o heredar la dirección de la compañía a la que pertenece, aunque se recomienda emplear una dirección independiente por cada contacto porque ello facilita la explotación de datos a posteriori.
Para crear un individuo que pertenezca a una compañía y tenga una dirección
de contacto usar el enlace Nuevo Individuo que se encuentra en la
página de entrada de la sección de Gestión de Contactos.
Este formulario permite crear, simultáneamente un individuo, su dirección
de contacto principal y la compañía para la que trabaja.
Para crear rápidamente más de un individuo, utilizar la opción de Edición Rápida que se encuentra en el listado de individuos.
En la lista de individuos, pulsar el botón derecho del ratón sobre los apellidos y seleccionar la opción de Añadir Nota.
En la lista de individuos, pulsar el botón derecho del ratón sobre los apellidos y seleccionar la opción de Adjuntar Archivo.
En la lista de individuos, pulsar el botón derecho del ratón sobre los apellidos y seleccionar la opción Duplicar. Cuando se duplica un individuo se duplican también sus direcciones asociadas, pero no sus oportunidades, ni sus notas ni sus archivos adjuntos.
En el formulario de edición de individuos, seleccionar el icono de Suscripciones en la parte superior izquierda. Aparecerán todas las listas disponibles junto con el estado de suscripción a cada una de ellas. Nótese que sólo es posible suscribir o dar de baja al individuo de listas estáticas o directas.
Las oportunidades no pueden crearse de forma independiente, sino que deben ir siempre asociadas a un contacto individual. Para crear una oportunidad, ir a la lista de contactos, pulsar el botón derecho del ratón sobre el enlace de un contacto y seleccionar la opción del menú contextual Crear Oportunidad.
Las oportunidades pueden ser de tipo público o privado. Las de tipo público son visibles por todos los usuarios del área de trabajo. Las de tipo privado sólo son visibles por el usuario que las creó.
Desde el formulario de edición de oportunidades, es posible enviar por e-mail uno o varios archivos que contengan una oferta comercial formal.
Para que sea posible enviar una oferta por correo, el usuario actual debe tener configurada al menos una cuenta de WebMail. Esto se hace desde Herramientas Colaborativas → Correo | Administrar Cuentas
Los archivos enviados por e-mail desde el formulario de oportunidades quedan adjuntados automáticamente al contacto destinatario
Cuando se está editando la oportunidad, es posible crear visitas asociadas a la misma.
Las visitas se pueden crear de dos maneras:
En el caso de la creación automática, hay que introducir una fecha en (Sig. Fecha) y marcar la checkbox Crear una actividad en el calendario para la siguiente acción, al grabar la oportunidad se generará en segundo plano una cita en el calendario el día designado en Sig. Fecha a la cual estarán invitados el contacto cliente y el usuario actual.
En el caso de la creación manual, al pinchar en el enlace Organizar Visita se abrirá el formulario de edición de actividades y habrá que rellenar manualmente los datos de la cita: fecha, asistentes, etc.
Las listas de distribución son conjuntos arbitrarios de Compañías o Individuos. Se pueden tener tantas listas diferentes como se desee.
Las listas de distribución pueden ser de 3 tipos:
Las listas dinámicas están basadas en consultas sobre la tabla de Individuos. Los miembros de una lista dinámica se extraen de la tabla de Individuos cada vez que se pide la lista. Por consiguiente los miembros de una lista dinámica varían en el tiempo según cambia la tabla de Individuos. No es posible añadir o quitar miembros individualmente en una lista dinámica pero es posible agregarlos a la lista negra asociada como veremos más adelante.
Las listas dinámicas son útiles cuando hay que realizar envíos recurrentes en los que no es necesario mantener un historial de los destinatarios de cada envío.
Igual que las listas dinámicas las listas estáticas están basadas en consultas predefinidas. La diferencia estriba en que los miembros de una lista estática se leen una vez y se almacenan de forma separada a las tablas de Individuos y Compañía. Por lo tanto, los miembros de una lista estática permanecen inalterados aunque se realicen cambio en la tabla de Individuos o en la tabla de Compañías.
De todos los datos de la Compañía o Individuo, sólo su e-mail, nombre y saludo se almacenan junto con la lista. El resto de la información que puede ser necesaria -dirección postal, fax, etc- se siguen leyendo dinámicamente de las tablas bases cuando se utiliza la lista.
Las listas estáticas son útiles cuando hay que realizar un envío y guardar la lista de todos los destinatarios.
Las listas directas se crean cargando datos directamente desde un archivo de texto. Mientras que los miembros de las listas dinámicas o estáticas son siempre Contactos o Compañías gestionados por la aplicación, los miembros de una lista directa no tienen nada que que ver con los Contactos ni las Compañías. Es decir, no es preciso crear un Contacto con todos sus datos para poder enviarle un e-mail sino que puede ser directamente añadido a una lista directa.
La única información que es posible cargar para los miembros de listas directas es el e-mail, el nombre y apellidos y el saludo.
Los archivos utilizados para cargar listas directas deben tener un formato específico. Cada línea debe tener entre 1 y 4 campos
Cada lista dinámica, estática o directa lleva siempre asociada otra lista llamada lista negra o lista de usuarios bloqueados. Las listas negras no se editan ni se mantienen directamente sino que van siempre asociadas a una lista blanca. Cuando se realizan las consultas para los envíos se eliminan de la lista blanca los miembros que también estén en la correspondiente lista negra antes de procesarlos.
Las listas directas se crean cargando archivos de texto simple. El archivo debe contener al menos una columna con el e-mail del destinatario ya que este e-mail será utilizado como clave primaria. El archivo puede contener otras 3 columnas con el nombre, los apellidos y el saludo del miembro en cualquier orden. Las columnas deben ir separadas por comas o puntos y comas con cada miembro en una fila separada de la anterior por un salto de línea.
Cada miembro de una lista puede estar en uno de 3 estados:
El ciclo comercial completo recomendado se compone de los siguientes pasos:
El Proyecto es la entidad base para la gestión de tareas e incidencias en hipergate. Los proyectos pueden existir de forma autónoma en un Area de Trabajo o estar vinculados a una Compañía o Individuo. Un Proyecto puede representar la noción clásica de un conjunto secuencial de tareas a realizar en un periodo de tiempo determinado, pero también puede representar otras cosas, como, por ejemplo, un contrato de mantenimiento con un cliente o un trabajo indefinido de desarrollo continuo.
Los proyectos pueden examinarse mediante la lista convencional en formato plano con navegación haccia abajo o hacia arriba, o a través del Árbol de Proyectos. Dado que los proyectos están organizados jerárquicamente en proyectos y subproyectos, es útil disponer de una visualización en pantalla que refleje esta estructura.
Los proyectos son jerárquicos y pueden estar anidados unos dentro de otros.
Para crear un proyecto ir a la pestaña de proyectos y pinchar el enlace Nuevo. Se abrirá el formulario de creación de proyectos. A la izquierda aparece una lista jerárquica de todos los proyectos disponibles y a la derecha aparecen los datos básicos del proyecto a crear. Hay que seleccionar un proyecto padre a la izquierda, introducir el nombre del nuevo proyecto y pinchar en Guardar. Si no se especifica ningún proyecto padre el nuevo proyecto se creará como raiz.
Los proyectos pueden ser asignados a una Compañía o a un contacto en concreto. Estos proyectos asignados a un cliente son alcanzables directamente desde la ficha del cliente.
Si está activado el módulo de Gestión de Contactos, aparecerán los remontes adecuados en el formulario de Nuevo Proyecto para asignar dicho proyecto a una Compañía y Contacto específicos.
Las tareas en hipergate van siempre asociadas a un proyecto o subproyecto.
Existen dos vistas estándar de tareas: tareas por proyecto y tareas por recurso.
Cada una de ellas está pensada para disponer de una vista rápida bien de qué está
sucediendo en un proyecto, bien de qué está haciendo cada persona.
Existe una pantalla específica para reportar las tareas realizadas durante una semana o, en general, durante un periodo de tiempo.
Crear una tarea asociada al proyecto o subproyecto. Asignar un coste a la tarea y grabarla.
Los recursos deben asignarse a las tareas de los proyectos y no a los proyectos directamente.
Los recursos asignables a los proyectos están vinculados
a las listas de usuarios, empleados, contactos o proveedores de hipergate.
Asimismo, se permite crear recursos genéricos que no sean ninguna
entidad estádar de hipergate y vincular estos nuevos recursos a las tareas.
La asignación de recursos a las tareas es meramente declarativa, no existe ningún control de solapamiento o sobreasignación.
Las incidencias, igual que las tareas, deben imputarse a un proyecto. De esta forma es posible vincular indirectamente una inicdencia con un cliente, asignando la incidencia a un proyecto y el proyecto a un cliente.
Las categorías son el equivalente en el disco virtual de los directorios clásicos del sistema operativo. La diferencia estriba en que en hipergate las categorías son contenedores genéricos que pueden contener otros objetos aparte de archivos. Otro aspecto diferencial de las categorías es que admiten etiquetas traducidas a distintos idiomas, es decir, cada categorías puede mostrar diferentes nombres en función del idioma escogido, esto permite crear fácilmente directorios jerárquicos multilingües.
Desde el disco virtual las categorías contiene dos tipos de objetos: documentos y enlaces.
La navegación por las categorías puede hacerse de dos formas, desde al árbol de la izquierda o pinchando en los enlaces del marco derecho de contenidos de la categoría. Ambos tipos de navegación son equivalentes, pero el árbol izquierdo no se actualiza automáticamente cuando se navega desde la derecha.
El árbol de categorías puede ser muy extenso, tiene una único nodo raíz del cual cuelgan todas las categorías de todas las áreas de trabajo. No obstante, cada usuario sólo ve por defecto sus categorías personales y las ramas de categorías compartidas para su dominio y área de trabajo.
Conectarse como administrador al dominio SYSTEM e ir a la Biblioteca Corporativa. La aplicación reconoce el dominio SYSTEM de una forma especial y muestra todas las categorías de todos los dominios al entrar en vez de mostrar sólo las categorías personales del usuario conectado como en el resto de los dominios. En el dominio SYSTEM, además, se muestran en el árbol los nombres internos de las categorías en lugar de sus etiquetas traducidas al idioma del navegador como en el resto de los dominios.
• Cuando se asignan etiquetas a una categoría hay que especificar siempre una etiqueta para el idioma actualmente prioritario en el navegador web, delo contrario puede haber problemas de visualización de la categoría en el árbol.
Las categorías se eliminan desde el enlace que hay encima del árbol de navegación. Cuando se elimina una categoría se elimina también todo su contenido.
El buscador archivos y enlaces que hay en la parte superior derecha del árbol de navegación de categorías busca subcadenas dentro del nombre o la descripción del documento o enlace. La cadena buscada es sensible a mayúsculas y minúsculas.
La Biblioteca Corporativa permite mantener un histórico de versiones para cada documento. De hecho todos los documentos están versionados internamente aunque no se especifique una versión explícitamente. Cada versión se identifica con una etiqueta que se establece a la hora de subir el documento por primera vez. En la lista de contenidos de cada categoría se muestra sólo la versión subida más recientemente del documento.
Los documentos basados en plantillas pueden ser de 2 tipos: mono-página (Newsletters y otros Documentos) o multi-página (Websites).
Las plantillas son hojas de estilo XSL que vienen pre-cargadas en la aplicación. Desde la propia aplicación no pueden crearse nuevas plantillas, pero existe un procedimiento bien definido para crear plantillas a partir de archivos HTML comunes.
Al acceder el módulo de Producción de Contenidos aparece una ficha de Documentos donde podemos acceder a la creación de Newsletters (Nuevo Documento) y Websites (Nuevo Website).
Seleccionamos una de las dos opciones y se abre una ventana de Creación en 2 pasos. En ésta ventana (Paso 1) debemos seleccionar el tipo de documento que queremos crear (plantilla), el idioma y opcionalmente rellenar un campo de comentarios. A continuación pulsamos sobre el botón Siguiente" y el documento se crea automáticamente.
La siguiente ventana (Paso 2) nos ofrece la posibilidad de cargar en el servidor archivos de imágenes que estarán disponibles desde la aplicación cuando entremos a modificar el documento en modo edición. Una vez seleccionados los archivos gráficos deseados pulsamos sobre el botón Terminar.
La ventana se cierra y en pantalla nos aparece el listado de documentos, con el que acabamos de crear. Desde aquí podemos efectuar varias operaciones con el nuevo documento: editar, eliminar, ver propiedades, vista previa y programar envío (en el caso de Newsletter).
Para editar el documento pulsamos el botón derecho del ratón sobre el documento deseado en la pantalla de listado de documentos y seleccionamos la opción Editar. Se abre la ventana de edición donde aparece el documento con el Panel de Edición flotante. Desde el Panel de Edición podemos efectuar las siguientes operaciones:
Debemos pulsar sobre la opción Nuevo del Panel de Control y aparece una ventana de selección de tipo de bloque de información. Una vez seleccionado el tipo de bloque de información que queremos añadir se abre la ventana de edición de bloque de información.
Debemos seleccionar el/los checkbox que aparecen a la derecha de los bloques que deseamos eliminar en el Panel de Control y pulsar sobre la opción Eliminar.
La opción Estilo del Panel de Control permite cambiar la gama cromática y tipografía que se utilizará en el documento.
Al crear un nuevo bloque de información o editar uno existente se abre la venta de Edición de Bloque de Información compuesta por:
•El caso típico de uso es entrar en la edición del bloque de información, completar los textos, completar las imágenes y pulsar sobre el botón Guardar de la barra de botones. Al finalizar la edición se cerrará la ventana de edición y se recargará el documento, presentando los cambios.
La edición de textos permite la inserción de valores que se obtienen de base de datos y se personalizan a la hora de realizar un envío programado según sea el destinatario de una newsletter. La siguiente tabla muestra los posibles campos insertables y su efecto:
| Campo variable | Descripción | Efecto |
| Nombre | Nombre del destinatario de la newsletter | Al enviar la newsletter a un individuo reemplaza el código insertado {#Datos.Nombre} por el nombre del individuo. |
| Apellidos | Apellidos del destinatario de la newsletter | Al enviar la newsletter a un individuo reemplaza el código insertado {#Datos.Apellidos} por los apellidos del individuo. |
| Correo electrónico | Mail del destinatario de la newsletter | Al enviar la newsletter a un individuo reemplaza el código insertado {#Datos.Email} por el correo electrónico del individuo. |
| Fecha | Fecha del sistema | Al enviar la newsletter a un individuo reemplaza el código insertado {#Datos.Fecha} por la fecha del sistema en el momento del envío. |
| Hora | Hora del sistema | Al enviar la newsletter a un individuo reemplaza el código insertado {#Datos.Hora} por la hora del sistema en el momento del envío. |
•Aunque el editor de bloques de información permite insertar campos variables tanto en newsletters como en websites, esta caracerística sólo tiene efecto en newsletters, ya que es el único tipo de documento susceptible de ser programado para su envío a una lista de distribución.
La edición de websites comparte todas las operaciones de la edición de Newsletters, que están disponibles para cada una de las páginas del website. Además proporciona un conjunto adicional de opciones:
Para incorporar una nueva página al website debemos seleccionar la opción del menú superior Nueva Página. Se abre una ventana donde debemos rellenar un campo con el nombre/pestaña para dicha página y seleccionar el tipo de contenedor que vamos a emplear para dicha página.
Pulsando sobre la opción Eliminar Página se borra la página que estemos editando.
Para cambiar la página a editar debemos seleccionar en el desplegable del menú superior la página deseada y pulsar sobre la opción Editar Página.
La página de recursos comunes es un agregador de recursos que pueden ser referenciados desde todas las páginas del website. Se accede a su edición seleccionando la página Recursos en el desplegable de páginas del menú superior y pulsando sobre la opción Editar Página.
•La característica más importante que diferencia esta página del resto es que no es visible directamente desde el website, sino sólo en modo edición y permite editar el menú de pestañas de navegación del website. Para incorporar nuevas pestañas debemos editar en el Panel de Control el bloque de información Menu. Podemos incorporar nuevas opciones de menú y asociar hipervínculos a las páginas del website.
En la lista de newsletters podemos seleccionar la opción del menú emergente de un documento Programar Envío. Al pulsar dicha opción se abre la ventana de Programación de Envíos que consta de dos pasos:
El segundo y último paso nos muestra un resumen de la operación de envío que se programa donde podemos insertar una descripción, la fecha de envío deseada e indicar el modo de referencia a las imágenes de la newsletter.
•Una vez pulsado Terminar en la ventana de Programación de Envíos la newsletter se regenera y se encola la petición de envío. La newsletter resultante podemos verla editando la tarea en la pantalla de Tareas Programadas y pulsando sobre el Documento a Enviar, o desde la lista de documentos, seleccionando Vista Previa en el menú emergente del documento de newsletter.